前回、時間生産性向上余地を発見するための切り口に
ついて考えてみましたが、その中の１つである、
step4：自動化できない作業のスピードアップを検討する
4-2：作業の方法やツールの使い方を熟知する
に今回はフォーカスを当ててみたいと思います。
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少し話しは飛びますが、
製造業の工場等では、IE(Industry Engineering)の手法が活用され、
時間生産性（単位時間当たりの製品完成数等）向上のために
動作研究・作業研究が行われています。
例えば1つの製造ラインにおいて、工程を分解し、
ストップウオッチを使い、時間を秒単位で計測したり、
作業員の動線を分析したりして、ラインのどこに無駄があり、
どのように改善するかという努力が日々行われています。
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比較してみて、例えば、クライアントのオフィス等で仕事をする際、
デスクワークをされている方の作業手順を見ていてよく感じる事が、
例えばExcelでデータを1つのファイルから別のファイルへコピーする際に
マウスを使って、
①ファイルをクリックして選択
②該当場所をドラッグして選択
③「編集」から「コピー」をクリック
④別ファイルクリックして選択
⑤貼付け先のセルをクリックして選択
⑥「編集」から「貼付け」→①へ戻る
という手順をよく拝見します。
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特に繰り返し上記のような作業を行う事が多い方ですと、
ショートカットキーの活用で、作業時間を2倍3倍に短縮出来る事があります。
実際の例を見てみましょう。
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まずは上記作業をショートカットキーのみで行った例を見てみましょう。
①ファイル1を選択
②該当場所の選択 （Shift＋十字キー（←↑→↓））
↓Shiftと↓でC15 までを選択する
③コピー（Ctrl＋C）
④ファイル２を選択 (Alt＋Tab)
↓マウスを使わなくても、Alt＋Tabでファイル２が開けます
⑤範囲選択（Shift＋十字キー（←↑→↓））
↓先程と同じ要領で・・・
⑥貼付け（Ctrl＋V）
キーボード上だけで、しかも手を動かす範囲が
極めて小さく完了してしまいます。
慣れると殆どマウスを触ること無く作業することが可能となります。
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以下に使用頻度が高そうなものから幾つか列挙します。
コピー Ctrl＋C （Ctrlボタンを押しながらCを押す）
貼り付け Ctrl＋V
取り消し Ctrl＋Z
切り取り Ctrl＋X
すべて選択 Ctrl＋A
印刷 Ctrl＋P
バックグラウンドにあるアプリケーションの選択 Alt＋Tab
ファイル名を指定して実行 Win+R
ファイル名変更 F2
太字 Ctrl＋B
下線 Ctrl＋U
斜体 Ctrl＋I
だいたいこれだけ覚えておけば困りませんが、
一番良く使う操作を中心に覚えて使ってみると良いのではないでしょうか？
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さて、話は時間生産性に戻りますが、
特にオフィスワーカーの時間生産性を考える場合、
質の高い成果物が出せるかどうかという事ももちろん
重要ですが、そのために必要な時間を出来るだけ多く
確保するため、単純作業の時間をどれだけ少なくするか
という事も大切になるのではないかと思います。
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少し大げさではありますが、
企業のオフィスワーカー全員が上記のような
作業手順を行うと、どの位の時間(=コスト削減)が捻出出来るだろうか？
と考えたりします。
タグ: IT生産性