今回はPCの日常操作における生産性について考えてみたいと思います。
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日々の業務の大半をPCで行う方にとっては特に、PCメンテナンスというのは
面倒なもの。
効率的に仕事をこなすためのPCなのに、メンテナンスに手間がかかるなど
本末転倒という向きもあるでしょう。
しかしながらメンテナンスを怠っていると、PCの寿命が短くなるばかりでなく、
処理速度まで低下してしまうという避けがたい問題があります。
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業務用・個人使用問わず、PCの処理速度低下を引き起こす原因は
様々ですが、今回は「日常PC操作の効率化」をはかりつつ、
「最低限これだけはやっておいた方が良い」メンテナンスを最小限の手間で
行う方法について考えてみたいと思います。
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時間生産性向上余地を発見する切り口のテーマとしては
step1：不要な作業を無くす
1-2：手順(段取り)を変えれば不要になる作業
及び
step2：不要だが発生してしまう作業を抑える
2-2：やり直し作業
Step3:自動化する事ができないか検討する
3-1:ツールを活用して全てを自動化できる作業
にあてはまります。
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仕事を始める際、最初に行うのはPCの起動かと思いますが、
作業が行えるようになるまで毎朝5分待っているという方も少なくないようです。
というのも、Windowsは特に、起動直後にバックグラウンドで様々なプログラムが
準備作業をしているため、どうしても時間がかかってしまうのです。
この起動時間ですが、一日の仕事が終わった際のシャットダウンメニューで
「PCの電源を切る」ではなく、「スリープ」または「休止状態」を選ぶことで
大幅に短縮することができます。
（※スリープと休止状態の違いは、終了時のデータ保存先です。
スリープはメモリに、休止状態ではハードディスクにデータが一時保存されます。
スリープの方が次回起動の時間は短縮されますが、
スリープ状態で電源が完全に切れてしまった場合にはデータが失われてしまう
という危険があります。
ノートPCであれば、外出先への持ち運び時はスリープ、一日の終わりには
休止状態など、状況に応じて選択すると良いでしょう。）
上記方法で起動時間は短縮出来ますが、
常にこれで良いというわけでもありません。
PCは使い続けていると自然にデータのゴミが溜まってしまい、
また、必要なデータ自体がバラバラな状態で保存され（断片化）、
処理速度の低下につながります。
断片化の解消（デフラグ）と定期的なシャットダウンという最低限のメンテナンスを
しないと、むしろPCの使い勝手は悪くなっていまします。
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最低限のメンテナンス、
「必要だけど面倒な作業」の代表例の一つである『断片化』は、
ツールによって自動化してしまうことで、ある程度解消できます。
デフラグは、Windows標準のもの
（スタートメニュー－プログラム－アクセサリ－システムツール内の『デフラグ』）
を使うこともできますが、例えば『すっきり!!デフラグ』等のフリーソフトを
用いることで、このデフラグ作業を自動化することも可能です。
（フリーソフトは利用者個人の自己責任においてご使用ください。
また、使用前にバックアップをとっておくことをお勧め致します。）
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「やる必要が（実は）無いこと」や「やる必要はあるが（面倒で）やってないこと」
など、業務の優先順位や必要・不要の判断は瞬時につけられないことが
少なくありません。
万全を期すための準備に、本来業務以上の時間を奪われてしまっては
本末転倒ですが、「やらなきゃいけないとは分かってるんだけどね」という言葉
で後回しにしていた事が、後に重大な問題を引きこすというのはよくあること。
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「メンテナンスを怠って、PCに保存していたデータが消えた」という例であれば、
事後に問題が見えるという意味ではまだ良いかも知れません。もしもこれが
「やるべきことを怠って、顧客満足度が低下していた」だった場合、
状況は問題として認知されることさえ無く悪化の一方を辿ってしまいかねません。
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重要な業務の優先順位や費やす時間は変えずに、「必要だが面倒な日常業務」
については「最低限のことは必ずやる」ことと「可能な限り自動化をはかる」ことで、
うまくバランスをとってゆくのが肝要かと考えられます。
