のが難しくなりがちです。

例えば一番重要な案件には一日の三分の一しかあてておらず、

もっとも時間をかけているのが雑務処理、という例を実際に見ることも

少なくありません。

メールや電話の対応といった作業は、意識的に計画立てて行っていないことが

多いため、時間をかけているという感覚自体がないのではないでしょうか。

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そこで今回ご紹介するのが「Study Timer」。

機能は至ってシンプルなソフトで、

①作業時間と休憩時間を通知

②作業時間の記録

を行ってくれるものです。

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時間生産性向上余地発見の切り口としては

step4:必要な作業のスピードをアップする

4-2：作業の方法やツールの使い方を熟知する

4-4：繰り返し作業して慣れる

にあてはまります。

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The Power of 48 Minutes の記事で紹介されている、

48分間という時間の区切り方があります。

1時間を48分と12分に分割し、48分間は外界の雑音を一切排除して作業に

集中し、その後に12分間の小休止で気分をリラックスさせる、というものです。

このテクニックのポイントは、48分間は他の作業を一切行わないことと、

12分間は「必ず」小休止することにあります。

コーヒーやトイレなどで使っても、メールチェックなどの雑務にあてても

構いませんが、

48分間で行ってたメインの作業は必ず一旦中止しなくてはなりません。

調子が良いからそのまま続行、としてしまうと意味がなくなっていまいます。

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これは、人間の集中力が1時間弱で途切れるという特性を考慮し、

一日の生産性を最大化するために研究された方法だそうです。

理論はともかく、学生時代を振り返って50分間のテストを思い出してみると、

あの集中力こそが自分にとっての最大値ではないかと頷けるところがあります。

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PCタイマーは数多くありますが、今回は機能のシンプルさと動作の

軽さが特徴のStudy Timerを紹介したいと思います。

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Study Timer

http://www.vector.co.jp/magazine/softnews/090715/n0907151.html

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上記URLからダウンロード、インストールすれば準備完了です。

実際の起動画面を見てみましょう。

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↓セットされたタイマーがデスクトップ上に表示される

タイマーのウィンドウ表示/非表示、終了時のアラームなどは

「Options」から自由に設定できます。

複数のカテゴリを登録しておけば、作業時に呼び出すだけですぐに

計測が始められます。

また、作業ごとの時間を集計することも可能ですので、

週次や月次での作業時間を見直す際も役に立ちます。

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日々の仕事というのは、探せば無限にやるべき事が出てくるものです。

例えば業務をプロダクティブワークとサポーティブワークに分け、

前者により時間をかける仕組み作りが重要となってくるのではないでしょうか。

仕組みが無ければ、かけている時間を感覚で捉えてしまい、

客観的な分析ができなくなってしまうものです。

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日本はホワイトカラーの生産性が低いという事はよく言われますが、

生産性の改善は、まず現状を明らかにする事から始まります。

ご自身の時間生産性を計測してみては如何でしょうか？

どのような切り口がありそうかをまとめてみます。

大きくステップを考えると以下のような手順が考えられるのではないでしょうか。

step1:不要な作業を無くす

step2:不要だが発生してしまう作業を抑える

step3:必要な作業を自動化する

step4:必要な作業のスピードをアップする

更にこれをもう一段ブレイクダウンして考えてみます。

step1：不要な作業を無くす

• 1-1：過去には必要だったが、現在は必要性が無くなった作業
• 1-2：手順(段取り)を変えれば不要になる作業

例）名刺管理(名刺情報入力プロセスを不要にする)

• 1-3：アウトプットが後工程で活用されていない作業
• 1-4：複数の人が重複して行っている作業

step2：不要だが発生してしまう作業を抑える

• 2-1：クレーム(社外・社内顧客共に)の対応
• 2-2：やり直し作業
• 2-3：分割して行っていることを一度にまとめる事ができる作業

例)社内ミーティング

step3：自動化する事ができないか検討する

• 3-1：ツールを活用して全てを自動化できる作業

例）ファイル共有・同期（バックアップ作業を自動化する）

• 3-2：ツールを活用して一部を自動化できる作業

step4：自動化できない作業のスピードアップを検討する

• 4-1：必要な情報が直ぐに手に入るようにする

例）検索のコツ（絞り込み）

• 4-2：作業の方法やツールの使い方を熟知する
• 4-3：他の人がどうしているのかを知るようにする
• 4-4：繰り返し作業して慣れる

そして何よりも重要なのは、上記のステップを常に繰り返し

見直す事が重要ではないかと考えています。

事業革新パートナーズでは、考え、繰り返し実行していく過程を

クライアントの皆様と一緒に行い、現場の皆様をサポートして行きます。