無料にして最高の検索機能、保存容量で人気を集めるGmailですが、当ブログ
でも時間生産性という切り口から、Googleカレンダーと併せて便利な使い方を
紹介していきたいと思います。
-
今回ご紹介するのはGmailのマルチ受信トレイ。
時間生産性向上余地を発見する切り口としては
step4：自動化できない作業のスピードアップを検討する
4-2：作業の方法やツールの使い方を熟知する
にあてはまります。
-
メールはもはや業務上の必須ツールという方も多く、その読み書きに費やす
時間は決して少なくありません。
一日に数十通以上のメールを一件一件処理しているとしたら、
その時間生産性改善余地は計り知れません。
Outlook等のメーラー標準機能である振り分けによって効率化している、
という方も多いかと思いますが、その振り分け機能を更に進化させたのが、
このマルチ受信トレイと言えます。
-
マルチ受信トレイの利点は、予め設定したルールに従って振り分けられ
たメールを、自動的に分類がを分かりやすく表示してくれる所にあります。
下図を参照下さい。
-
↓左側に受信トレイ（全受信メール）、右側に予め設定した「草稿」等の項目を表示。
-
それでは、まず設定方法のご紹介から。
-
↓Gmail画面右上の「設定」をクリックし上記タブの中から「Labs」を選択。
-
↓「Labs」から「マルチ受信トレイ」を「有効にする」に。
-
↓設定画面で「is:drafts」（下書き）や「is:stared」（スター）など、表示させたい
項目を追加して「保存」で完了。
-
Gmailの使い方の一つとして、全ての情報やファイルをメールで送信することにより、
Gmailをデータベース化してしまうという方法があります。
前回紹介したEvernoteと重複する部分もありますが、Evernoteの「タグ」に
該当する内容をGmailの「件名」に置き換えてみると分かりやすいかもしれません。
直近でとりかかっている案件が「プロジェクトA」だとすると、プロジェクトA関連の
メール（およびメールに添付したデータ）を全て一つのフォルダにまとめるような
イメージとなります。
もちろんGmailの振り分け条件は件名に限らず、本文中に含まれるキーワード
や差出人など、一般的なメールソフトと同様に設定することができます。
-
マルチ受信トレイを利用することで、自動的に振り分けられたメールが
Gmail画面上で一覧出来るようになります。
つまり、メールボックスが「仕分けられたデータベース」として活用出来る
のです。
振り分け条件とあわせてスターによる仕分けをすることで、
情報の処理効率化がはかれるのではないでしょうか。
-
冒頭で紹介した画面で言えば、プロジェクトAに関するメールは、
全て画面の右側にまとめて表示されている状態にしておき、
プロジェクトBやその他の日常業務などと切り分けるといった使い方が
良いかもしれません。
メールのトップ画面に表示される件名＋本文冒頭だけで
およその内容が一覧出来るため、重要度や緊急度がひと目で分かります。
