コントロールするかは重要な課題です。

集中力を途切れさせる要因は様々で、例えば作業中に人から話しかけられたり

電話が鳴ったりというのは、ある程度まで不可避なことです。

-

そこで、今回は集中力を途切れさせる要因として、人によっては日常数百回

も行っている「ある動作」を改善するTipsを紹介いたします。

-

時間生産性向上余地の発見切り口としては

step3：自動化する事ができないか検討する

3-2：ツールを活用して一部を自動化できる作業

となります。

-

まず、上記の「日常数百回も行っている」という動作ですが、その答えは

PC作業中の「視点移動」です。

-

PC作業中に、例えばBackSpaceを打つ時やマウスを使った後に

キーボードへ手を戻す時などに、視点が一瞬ディスプレイから外れて

手元に行っていませんか？

実はこの視点移動、目にとっては非常に疲れるアクションであるばかり

ではなく、集中力持続のためにも大きな障害となっています。

-

手元の宝くじと照会しながら新聞で当選番号を調べる、という状況を

思い起こしてみるとイメージがつき易いかもしれませんが、この作業は

手元の宝くじを見る

→宝くじの番号を確認する

→新聞に目を移す

→新聞の中から該当しそうな部分で当選番号を探す

→宝くじに目を移す

→宝くじを見て番号が合致しているか確認する

という、情報処理を必要としています。

この作業を100回繰り返す、と聞けばそれだけで辟易される方

もいらっしゃるのではないかと思われますが、

PCの作業でも同じことを一日に何度も繰り返している可能性があります。

宝くじの例では紙面の情報（当選番号）は単なる記号の羅列ですが、

業務で取り扱っているPCディスプレイ上の情報は遥かに複雑な

データであり、それだけ処理作業の分断が集中力に与える

マイナスも大きくなります。

-

このような「視点移動」を最小限に抑え、目の疲れや集中力の分断を

防ぐツールとして、ランチャーの活用が考えられます。

ランチャーとは、予め登録しておいたファイルやソフトを、

マウスクリックまたはキーボードのショートカットキーによって

簡単に呼び出すことができるようにするアプリケーションのことです。

-

いろいろなランチャーがありますが、

今回はマウスランチャーとして「Claunch」を、

そしてキーボードランチャーとして「Launchy」をご紹介します。

普段作業をしていて、マウスを多用する方や開くフォルダの

種類が多い場合は前者を、キーボード主体で作業する場合は

後者が役立ちます（両方使用することも可能です）。

-

Claunchダウンロードページ

http://www.forest.impress.co.jp/lib/dktp/desktop/launcher/claunch.html

↓よく使うフォルダやソフトを一覧表示、クリックだけで起動できる。

-

画面上の特定の場所にカーソル異動またはクリックで、

上記のような「ショートカット集」が表示されます。

-

次に、 Launchyですが、以下に説明を付します。

-

Launchyダウンロードページ

http://www.launchy.net/index.html#download

-

↓　赤字の□で囲った部分「here」をクリック

-

↓　下記画面が表示されるので、赤字□で囲った「Download Now!」をクリック

-

ダウンロード終了後にインストールをします。

-

↓Launchyの起動画面

-

Launchyを起動するにはCtrl+スペースバー等、

自由に設定したショートカットを使います。

Launchyは呼び出したいソフトやWebページを予測してくれるので、

例えば「m」と入力すると、「Microsoft Office Excel」等の候補が

表示され、キーボードの上下キーで選択するだけで済みます。

-

↓「m」一文字を入力するだけで候補表示。

-

自分の行動習慣を客観的に分析するのは難しいことです。

特に「視点移動」等、無意識のうちにとっている行動となると

尚更ではないでしょうか。

そういう場合、もっとも自分が集中して作業している状況を思い起こし、

その状況を分解してみると良いのかもしれません。

のが難しくなりがちです。

例えば一番重要な案件には一日の三分の一しかあてておらず、

もっとも時間をかけているのが雑務処理、という例を実際に見ることも

少なくありません。

メールや電話の対応といった作業は、意識的に計画立てて行っていないことが

多いため、時間をかけているという感覚自体がないのではないでしょうか。

-

そこで今回ご紹介するのが「Study Timer」。

機能は至ってシンプルなソフトで、

①作業時間と休憩時間を通知

②作業時間の記録

を行ってくれるものです。

-

時間生産性向上余地発見の切り口としては

step4:必要な作業のスピードをアップする

4-2：作業の方法やツールの使い方を熟知する

4-4：繰り返し作業して慣れる

にあてはまります。

-

The Power of 48 Minutes の記事で紹介されている、

48分間という時間の区切り方があります。

1時間を48分と12分に分割し、48分間は外界の雑音を一切排除して作業に

集中し、その後に12分間の小休止で気分をリラックスさせる、というものです。

このテクニックのポイントは、48分間は他の作業を一切行わないことと、

12分間は「必ず」小休止することにあります。

コーヒーやトイレなどで使っても、メールチェックなどの雑務にあてても

構いませんが、

48分間で行ってたメインの作業は必ず一旦中止しなくてはなりません。

調子が良いからそのまま続行、としてしまうと意味がなくなっていまいます。

-

これは、人間の集中力が1時間弱で途切れるという特性を考慮し、

一日の生産性を最大化するために研究された方法だそうです。

理論はともかく、学生時代を振り返って50分間のテストを思い出してみると、

あの集中力こそが自分にとっての最大値ではないかと頷けるところがあります。

-

PCタイマーは数多くありますが、今回は機能のシンプルさと動作の

軽さが特徴のStudy Timerを紹介したいと思います。

-

Study Timer

http://www.vector.co.jp/magazine/softnews/090715/n0907151.html

-

上記URLからダウンロード、インストールすれば準備完了です。

実際の起動画面を見てみましょう。

-

↓セットされたタイマーがデスクトップ上に表示される

タイマーのウィンドウ表示/非表示、終了時のアラームなどは

「Options」から自由に設定できます。

複数のカテゴリを登録しておけば、作業時に呼び出すだけですぐに

計測が始められます。

また、作業ごとの時間を集計することも可能ですので、

週次や月次での作業時間を見直す際も役に立ちます。

-

日々の仕事というのは、探せば無限にやるべき事が出てくるものです。

例えば業務をプロダクティブワークとサポーティブワークに分け、

前者により時間をかける仕組み作りが重要となってくるのではないでしょうか。

仕組みが無ければ、かけている時間を感覚で捉えてしまい、

客観的な分析ができなくなってしまうものです。

-

日本はホワイトカラーの生産性が低いという事はよく言われますが、

生産性の改善は、まず現状を明らかにする事から始まります。

ご自身の時間生産性を計測してみては如何でしょうか？

でも時間生産性という切り口から、Googleカレンダーと併せて便利な使い方を

紹介していきたいと思います。

-

今回ご紹介するのはGmailのマルチ受信トレイ。

時間生産性向上余地を発見する切り口としては

step4：自動化できない作業のスピードアップを検討する

4-2：作業の方法やツールの使い方を熟知する

にあてはまります。

-

メールはもはや業務上の必須ツールという方も多く、その読み書きに費やす

時間は決して少なくありません。

一日に数十通以上のメールを一件一件処理しているとしたら、

その時間生産性改善余地は計り知れません。

Outlook等のメーラー標準機能である振り分けによって効率化している、

という方も多いかと思いますが、その振り分け機能を更に進化させたのが、

このマルチ受信トレイと言えます。

-

マルチ受信トレイの利点は、予め設定したルールに従って振り分けられ

たメールを、自動的に分類がを分かりやすく表示してくれる所にあります。

下図を参照下さい。

-

↓左側に受信トレイ（全受信メール）、右側に予め設定した「草稿」等の項目を表示。

-

それでは、まず設定方法のご紹介から。

-

↓Gmail画面右上の「設定」をクリックし上記タブの中から「Labs」を選択。

-

↓「Labs」から「マルチ受信トレイ」を「有効にする」に。

-

↓設定画面で「is:drafts」（下書き）や「is:stared」（スター）など、表示させたい

項目を追加して「保存」で完了。

-

Gmailの使い方の一つとして、全ての情報やファイルをメールで送信することにより、

Gmailをデータベース化してしまうという方法があります。

前回紹介したEvernoteと重複する部分もありますが、Evernoteの「タグ」に

該当する内容をGmailの「件名」に置き換えてみると分かりやすいかもしれません。

直近でとりかかっている案件が「プロジェクトA」だとすると、プロジェクトA関連の

メール（およびメールに添付したデータ）を全て一つのフォルダにまとめるような

イメージとなります。

もちろんGmailの振り分け条件は件名に限らず、本文中に含まれるキーワード

や差出人など、一般的なメールソフトと同様に設定することができます。

-

マルチ受信トレイを利用することで、自動的に振り分けられたメールが

Gmail画面上で一覧出来るようになります。

つまり、メールボックスが「仕分けられたデータベース」として活用出来る

のです。

振り分け条件とあわせてスターによる仕分けをすることで、

情報の処理効率化がはかれるのではないでしょうか。

-

冒頭で紹介した画面で言えば、プロジェクトAに関するメールは、

全て画面の右側にまとめて表示されている状態にしておき、

プロジェクトBやその他の日常業務などと切り分けるといった使い方が

良いかもしれません。

メールのトップ画面に表示される件名＋本文冒頭だけで

およその内容が一覧出来るため、重要度や緊急度がひと目で分かります。

-

例えば、右利きの人が使う事を前提に作られたハサミは、

左手では非常に切り辛いです。

でも、世の中には右利きの人も左利きの人もいます。

余談ですが、実際に試してみると本当に切れません。

左利きの方にとって世界は本当に不便利に設計されています。

-

こんな話から切り出したのは、

エンドユーザーコンピューティングと

クラウドコンピューティングについて

考えてみたいと思ったためです。

-

※定義があいまいな言葉ですので、

ここで使用する場合は以下のような定義で考えたいと思います。

-

エンドユーザコンピューティング

＝管理者ではなく利用者（エンドユーザー）が直接的・積極的

にシステムの構築や運用・管理に携わること

-

クラウドコンピューティング

＝インターネットを介してソフトやデータをサービスとして受け

取る運用形態。

サービスの提供者がコンピューティング（処理）をし、

ユーザーのPCはその受け渡しだけをする

-

ハサミの例で考えると、エンドユーザーコンピューティングは、

用意されているハサミというツールを、右利き用、左利き用に

使う人が自分で変更する事ができる。

クラウドコンピューティングは、ハサミを常に持ち歩くのではなく、

使いたいときに、ドラえもんのポケットからハサミが取り出せて

利用でき、メンテナンスも不要といった感じでしょうか。

-

左利きの人が左利き用のハサミを使う事ができれば

生産性は上がりますし、メンテナンスが不要になれば、

その分生産的な事に時間を使う事が出来るようになります。

-

さて、使いたいときにいつでも使え、更に自分用に

カスタマイズできる便利な世の中になってきたと思いきや、

一つの大きな課題が考えられます。

-

前回の「思考回路を設計する」事に関与してくるのですが、

あ・うんの呼吸等に代表されるように、日本人は感覚的な

思考に強く、論理的な思考が弱いという事がよく言われます。

-

しかしながら、ITの活用度を上げるためには、論理的思考が

非常に重要であり、使う人自身の思考回路が設計されていな

ければ、その費用対効果が低減してしまう事は否めません。

-

例えば、クライアント企業様の事業部門で、

「ITの活用は重要である。けど、そこの話はシステム管理部

にして欲しい。」というお話等を伺う事が多いのですが、

現場の業務に最も精通されていて、何が必要であり、

何が価値を創出する事に繋がるかという事を最も

ご存知なのは、その事業部門に所属されている

皆さんではないかと思います。

（韓国なんかではそれぞれの事業部門の人達が、

エンドユーザーコンピューティングを活用し、

自分達が使いやすい形に自分達で

カスタマイズされる事が増えてきているようです。）

-

「このように便利なものですのでこのように使って下さい」

という、いわばシステム管理者（提供者）によって統制

されたシステム内での使用から、実際にシステムを活用

しているユーザー自身が如何にシステムを使うか

という事に主軸が変わってきた時代。

-

多くの日本企業はまだ、前者から抜け出せていないので

はないかと考えていますが、ITはどんどん進化しています。

日本人が元々持っている感覚知に加え、

論理的思考をサポートするための、ITリテラシーを高め、

「ITシステムを使わされる」のではなく、

「ITシステムを自分の思考回路に合わせて使いこなす」事が、

時間生産性を高める事に直結し、生産性の高い人、

低い人の差が更に大きくなるのではないでしょうか。

-

完璧な使いこなしが重要なのではなく、

使う人自らが「どのように使い、どのように活かすのか」を意識し、

考えることが生産性を大きく高めると言えそうです。

-

ご参考

エンドユーザーコンピューティング

http://www.atmarkit.co.jp/aig/04biz/euc.html

クラウドコンピューティング

http://www.atmarkit.co.jp/aig/04biz/cloudcomputing.html

いと思います。

-

『ツールと思考回路設計』、それから1990年代に流行した

『エンドユーザコンピューティング』をキーワードとして進めたいと思います。

-

最近、とある番組を見ていて、コンサルタントの大前研一氏が以下のような

話をされていました。

毎日のように様々な企業や、団体の方に広範囲な分野の事について

プレゼンテーションをされていますが、大体前日に短時間で内容を作成されている

そうで、どのように内容を作成されているかというと、

①    プレゼン内容の要点だけを箇条書きでまとめる。

②    その要点の論拠となるデータやグラフ等

（普段から気になったデータを都度集めて保存）

膨大な過去のデータから引っ張ってきて論拠を補強する。

との事でした。

では世界のマクロな経済状況のデータから、個別企業のデータまで、膨大な過去の

データをどう整理して直ぐに引っ張り出せる状態にしているのかといえば、それは

「ここ（頭の中）にある」と仰っていました。

-

頭の中でデータのインデックスを作成されているという事（もちろんそれ以外にも

方法をお持ちなのでしょうが）ですが、なかなか簡単には出来ない事だと

思いますので、そのデータベース作成を普段の生活や仕事をしながら

作れる方法がないか？

そんな視点で以下をご紹介してみたいと思います。

-

以前に当ブログで「Evernote」をご紹介した際、名刺管理という側面に着目して

取り上げました。

Evernoteの活用方法は他にも数多くあり、むしろ一般的に注目されているのは

「全ての情報を一所にまとめる統合性」と言えます。

テキスト、音声、写真、PDF、WEBページなど、およそ自分が必要な全データを

Evernoteにまとめて保存しておくことで、効率的な検索が可能な自分専用の

データベースを構築することが可能となります。

-

特にiPhoneユーザーであれば、Evernoteの利点は統合性以外の側面にも

見つけることが出来ます。

-

例えば、移動時間やちょっとした待ち時間といったデッドタイム（※）を、

Evernoteの活用によって自動的に「情報収集の時間」とすることも可能です。

（※この用語は正式なものではなく、有効利用できないスペースを表す

「デッドスペース」という言葉に対し、「有効利用できない時間」という意味

で用います）

デッドタイムで得た情報をその場で閲覧するだけでなく、

Evernoteで保存管理することで、後ほど自宅やオフィスのPCで見直した

際のデータベースを作ることができるのです。

-

上記を図にしてみます。

Evernoteを活用すると、例えばこんな1日が考えられるのではないでしょうか？

-

通勤時に、気になる広告記事を見かけたとします。

取り掛かっているプロジェクトAと関係がありそうな文面です。

さっそくiPhoneで写真を取り、画像を「プロジェクトA」という分類タグをつけて

Evernoteに保存します。あまり時間が無いので、写真だけでは分かりづらい、

内容に対する所感は音声メモを録っておき、電車に乗ってから記事の内容に

ついてWEBで検索することにしました。

音声メモ、WEB検索結果ともに「プロジェクトA」のタグで保存しておきます。

オフィス到着後、先程の情報と社内文書を比較します。

重要と思われる部分については資料に追加。

午後の会議内容はホワイトボードの写真を撮って、やはりEvernoteに保存します。

帰宅し食事も終えてくつろいでいると、TVの特番内容が目を引きました。

プロジェクトAおよびBで使えそうな店舗情報が紹介されています。

ノートパソコンを開き、WEB検索をかけて大まかな情報を仕入れます。

その店舗は○×百貨店という、自宅からもほど近い場所に位置するお店でした。

週末にでも実際に行ってみて、取り扱い商品を見てみようと思います。

TVとWEBで調べた結果を簡単にまとめたものは「プロジェクトA」と

「プロジェクトB」、それから「買い物」というタグを付けて保存します。

週末の買い物時、「買い物」リストには食料品などと共に「○×商店」

の情報が挙げられているため、特に意識せずとも、プロジェクトA,Bが

進展することになります。

-

上記例のような「普段の一日」が、いつの間にか「自動的に自分の思考回路を必要

な方向へ導いてくれる仕組み（データベース）」によって効率化されています。

勿論これは一つの例であって、「こうやって使おう」という指針が無ければ

成立しません。

しかし重要なのは、「思考」という完全に主体的な（と思われている）ものを、

ツールの活用によってある程度「自動制御」できるということではないでしょうか。

別の言い方をすれば、これはすなわちツールを使って「思考回路設計」する

ことに他なりません。

-

整理しますと、以下のようになるのではないでしょうか？

①    何について考える必要があるのか要点をまとめておく

（プレゼンテーションの要点や上記の例のプロジェクトA、プロジェクトBに当たる事）

②    要点を満たすために必要なデータを普段から収集し、

いつでも取り出せる形にしておく

（頭の中に検索エンジンを持つ。Evernoteの「タグ」を活用した情報管理等。）

-

ツールを使って「思考回路設計」を行う事により、人の行動が変わり、

今までより質の高いアウトプットが短時間で出せるようになる可能性が出てくるの

ではないかと思います。

-

ご参考

エキスパートに学ぶEvernote「タグ」の使い方 « Evernote日本語版ブログ

http://blog.evernote.com/jp/?p=110

-

(続く)

同様に、IMEの辞書登録機能を使って作業の効率化を

はかることが出来ます。

例えば自分のメールアドレスや自社名、得意先名など高頻度で

入力する言葉を、一瞬で呼び出すことも可能となります。

-

時間生産性向上余地を発見する切り口のテーマとしては

step3：自動化する事ができないか検討する

* 3-2：ツールを活用して一部を自動化できる作業

にあてはまります。

-

「株式会社Business Innovation Partners

代表電話番号：03-1234-5678」を例として登録してみます。

-

↓まずはIMEツールバー（通常画面の右下にあります）の「ツール」を選んで

クリック。

Windows XP　　　　　　　　　　　           　Windows Vista

-

↓開いたウィンドウから「単語の登録」を選択

-

呼び出したい単語（株式会社Business Innovation Partners

代表電話番号：03-1234-5678）と、その読み（ここでは「びー」）を

入力して「登録」。

-

↓次回以降は「びー」というたった2文字とスペースキーを打つだけで

「株式会社Business Innovation Partners 代表電話番号：03-1234-5678」

が変換候補として表示されます。

-

時間の節約だけでなく文字数の多い単語の誤変換も防げる、

一挙両得な方法です。

-

辞書登録のコツとしては、自分の送信済みメールを確認してみることが

挙げられます。

よく使っている言葉というのは、意外と自分では把握していないことがありますが、

日常的に書いている送信メールは確実な「自分がよく使う言葉」集なので、

思い出しながら登録項目を考える必要がありません。

-

よく使う言葉を一挙に辞書登録してみると、思っていたより語彙が少なかったり、

または種類の偏りが見られたりと、自らを振り返る機会にもなります。

-

日々の業務の大半をPCで行う方にとっては特に、PCメンテナンスというのは

面倒なもの。

効率的に仕事をこなすためのPCなのに、メンテナンスに手間がかかるなど

本末転倒という向きもあるでしょう。

しかしながらメンテナンスを怠っていると、PCの寿命が短くなるばかりでなく、

処理速度まで低下してしまうという避けがたい問題があります。

-

業務用・個人使用問わず、PCの処理速度低下を引き起こす原因は

様々ですが、今回は「日常PC操作の効率化」をはかりつつ、

「最低限これだけはやっておいた方が良い」メンテナンスを最小限の手間で

行う方法について考えてみたいと思います。

-

時間生産性向上余地を発見する切り口のテーマとしては

step1：不要な作業を無くす

1-2：手順(段取り)を変えれば不要になる作業

及び

step2：不要だが発生してしまう作業を抑える

2-2：やり直し作業

Step3:自動化する事ができないか検討する

3-1:ツールを活用して全てを自動化できる作業

にあてはまります。

-

仕事を始める際、最初に行うのはPCの起動かと思いますが、

作業が行えるようになるまで毎朝5分待っているという方も少なくないようです。

というのも、Windowsは特に、起動直後にバックグラウンドで様々なプログラムが

準備作業をしているため、どうしても時間がかかってしまうのです。

この起動時間ですが、一日の仕事が終わった際のシャットダウンメニューで

「PCの電源を切る」ではなく、「スリープ」または「休止状態」を選ぶことで

大幅に短縮することができます。

（※スリープと休止状態の違いは、終了時のデータ保存先です。

スリープはメモリに、休止状態ではハードディスクにデータが一時保存されます。

スリープの方が次回起動の時間は短縮されますが、

スリープ状態で電源が完全に切れてしまった場合にはデータが失われてしまう

という危険があります。

ノートPCであれば、外出先への持ち運び時はスリープ、一日の終わりには

休止状態など、状況に応じて選択すると良いでしょう。）

上記方法で起動時間は短縮出来ますが、

常にこれで良いというわけでもありません。

PCは使い続けていると自然にデータのゴミが溜まってしまい、

また、必要なデータ自体がバラバラな状態で保存され（断片化）、

処理速度の低下につながります。

断片化の解消（デフラグ）と定期的なシャットダウンという最低限のメンテナンスを

しないと、むしろPCの使い勝手は悪くなっていまします。

-

最低限のメンテナンス、

「必要だけど面倒な作業」の代表例の一つである『断片化』は、

ツールによって自動化してしまうことで、ある程度解消できます。

デフラグは、Windows標準のもの

（スタートメニュー－プログラム－アクセサリ－システムツール内の『デフラグ』）

を使うこともできますが、例えば『すっきり!!デフラグ』等のフリーソフトを

用いることで、このデフラグ作業を自動化することも可能です。

（フリーソフトは利用者個人の自己責任においてご使用ください。

また、使用前にバックアップをとっておくことをお勧め致します。）

-

「やる必要が（実は）無いこと」や「やる必要はあるが（面倒で）やってないこと」

など、業務の優先順位や必要・不要の判断は瞬時につけられないことが

少なくありません。

万全を期すための準備に、本来業務以上の時間を奪われてしまっては

本末転倒ですが、「やらなきゃいけないとは分かってるんだけどね」という言葉

で後回しにしていた事が、後に重大な問題を引きこすというのはよくあること。

-

「メンテナンスを怠って、PCに保存していたデータが消えた」という例であれば、

事後に問題が見えるという意味ではまだ良いかも知れません。もしもこれが

「やるべきことを怠って、顧客満足度が低下していた」だった場合、

状況は問題として認知されることさえ無く悪化の一方を辿ってしまいかねません。

-

重要な業務の優先順位や費やす時間は変えずに、「必要だが面倒な日常業務」

については「最低限のことは必ずやる」ことと「可能な限り自動化をはかる」ことで、

うまくバランスをとってゆくのが肝要かと考えられます。

改善する意思があれば、その失敗は次に活きてきます。

などと言うと大げさですが、日常生活であれ業務であれ、

同じ失敗を繰り返すことは、時間生産性を大きく損なうものです。

例えその失敗によって生じる損失が短い時間・少ない金額であっても、

その習慣を変えない限り損失は累積し続けてしまいます。

-

例えば文章入力をしている際に、誤変換された候補をうっかり

Enterで確定してしまうことはよくあります。

急いでいるときに限って何度も同じ誤変換字で決定したりしてしまうもの。

おまけに誤変換のまま確定してしまうと、その言葉がIME辞書で優先表示

されてしまうので、「わたくし」を変換すると「綿串」が最初に来てしまう、

などという事態にもなりかねません。

-

そこで今回は誤変換で確定してしまった際の対処法を紹介いたします。

時間生産性向上余地を発見する切り口としては、

step2：不要だが発生してしまう作業を抑える

2-2：やり直し作業

の項目に当てはまります。

-

↓「手伝ってください」と記したかったところを間違えて「鉄だってください」で

Enterしてしまいました。鉄なんて要りません。

↓慌てずにCtrl＋BackSpace。すると再び文字候補を選択するモードになります。

↓正しい候補を選択し直します。

↓無事に「手伝ってください」で決定されました。変換候補の優先順位にも変更はありません。

このテクニックを紹介すると驚き、大いに関心なさる方は多いのですが、

その全ての方が実際に活用する訳ではありません。

誤変換なんて大した時間ロスにもならないのだから、

そんなTipsを実行する面倒の方が上回ってしまうというわけです。

-

確かにタイピングの誤変換など大した問題ではありません。

「鉄だってください」というフレーズを生涯で１００回入力し修正したとしても、

損失はわずか数分でしょう。

しかし、損失の大小に関わらず、常にやり方を見直し、確実に実行する。

こんな行動習慣が全社員に通徹されている企業は、

きっと強いのではないかと考えたりします。

ついて考えてみましたが、その中の１つである、

step4：自動化できない作業のスピードアップを検討する

4-2：作業の方法やツールの使い方を熟知する

に今回はフォーカスを当ててみたいと思います。

<br>

少し話しは飛びますが、

製造業の工場等では、IE(Industry Engineering)の手法が活用され、

時間生産性（単位時間当たりの製品完成数等）向上のために

動作研究・作業研究が行われています。

例えば1つの製造ラインにおいて、工程を分解し、

ストップウオッチを使い、時間を秒単位で計測したり、

作業員の動線を分析したりして、ラインのどこに無駄があり、

どのように改善するかという努力が日々行われています。

-

比較してみて、例えば、クライアントのオフィス等で仕事をする際、

デスクワークをされている方の作業手順を見ていてよく感じる事が、

例えばExcelでデータを1つのファイルから別のファイルへコピーする際に

マウスを使って、

①ファイルをクリックして選択

②該当場所をドラッグして選択

③「編集」から「コピー」をクリック

④別ファイルクリックして選択

⑤貼付け先のセルをクリックして選択

⑥「編集」から「貼付け」→①へ戻る

という手順をよく拝見します。

-

特に繰り返し上記のような作業を行う事が多い方ですと、

ショートカットキーの活用で、作業時間を2倍3倍に短縮出来る事があります。

実際の例を見てみましょう。

-

まずは上記作業をショートカットキーのみで行った例を見てみましょう。

①ファイル1を選択

②該当場所の選択  （Shift＋十字キー（←↑→↓））

↓C4セルを選択した状態から・・・

↓Shiftと↓でC15 までを選択する

③コピー（Ctrl＋C）

④ファイル２を選択 (Alt＋Tab)

↓マウスを使わなくても、Alt＋Tabでファイル２が開けます

⑤範囲選択（Shift＋十字キー（←↑→↓））

↓先程と同じ要領で・・・

⑥貼付け（Ctrl＋V）

↓貼付け完了

キーボード上だけで、しかも手を動かす範囲が

極めて小さく完了してしまいます。

慣れると殆どマウスを触ること無く作業することが可能となります。

-

以下に使用頻度が高そうなものから幾つか列挙します。

コピー　   　Ctrl＋C　　（Ctrlボタンを押しながらCを押す）

貼り付け   　Ctrl＋V

取り消し   　Ctrl＋Z

切り取り   　Ctrl＋X

すべて選択 Ctrl＋A

印刷   　　    Ctrl＋P

バックグラウンドにあるアプリケーションの選択　Alt＋Tab

ファイル名を指定して実行 Win+R

ファイル名変更　F2

太字　Ctrl＋B

下線　Ctrl＋U

斜体　Ctrl＋I

だいたいこれだけ覚えておけば困りませんが、

一番良く使う操作を中心に覚えて使ってみると良いのではないでしょうか？

-

さて、話は時間生産性に戻りますが、

特にオフィスワーカーの時間生産性を考える場合、

質の高い成果物が出せるかどうかという事ももちろん

重要ですが、そのために必要な時間を出来るだけ多く

確保するため、単純作業の時間をどれだけ少なくするか

という事も大切になるのではないかと思います。

-

少し大げさではありますが、

企業のオフィスワーカー全員が上記のような

作業手順を行うと、どの位の時間(=コスト削減)が捻出出来るだろうか？

と考えたりします。

どのような切り口がありそうかをまとめてみます。

大きくステップを考えると以下のような手順が考えられるのではないでしょうか。

step1:不要な作業を無くす

step2:不要だが発生してしまう作業を抑える

step3:必要な作業を自動化する

step4:必要な作業のスピードをアップする

更にこれをもう一段ブレイクダウンして考えてみます。

step1：不要な作業を無くす

• 1-1：過去には必要だったが、現在は必要性が無くなった作業
• 1-2：手順(段取り)を変えれば不要になる作業

例）名刺管理(名刺情報入力プロセスを不要にする)

• 1-3：アウトプットが後工程で活用されていない作業
• 1-4：複数の人が重複して行っている作業

step2：不要だが発生してしまう作業を抑える

• 2-1：クレーム(社外・社内顧客共に)の対応
• 2-2：やり直し作業
• 2-3：分割して行っていることを一度にまとめる事ができる作業

例)社内ミーティング

step3：自動化する事ができないか検討する

• 3-1：ツールを活用して全てを自動化できる作業

例）ファイル共有・同期（バックアップ作業を自動化する）

• 3-2：ツールを活用して一部を自動化できる作業

step4：自動化できない作業のスピードアップを検討する

• 4-1：必要な情報が直ぐに手に入るようにする

例）検索のコツ（絞り込み）

• 4-2：作業の方法やツールの使い方を熟知する
• 4-3：他の人がどうしているのかを知るようにする
• 4-4：繰り返し作業して慣れる

そして何よりも重要なのは、上記のステップを常に繰り返し

見直す事が重要ではないかと考えています。

事業革新パートナーズでは、考え、繰り返し実行していく過程を

クライアントの皆様と一緒に行い、現場の皆様をサポートして行きます。